Простое действие по увеличению эффективности работы с электронной почтой

Мы живем в информационный век. И электронная почта — уже почти неотъемлемая часть нашей жизни.

Большинству людей приходит огромное количество писем. Часто ящики переполняются и работать с почтой становится все сложнее, создается стресс из-за того, что люди не успевают реагировать вовремя на то или иное письмо.

Для того, чтобы резко увеличить эффективность работы с почтой, можно сделать следующее:

1. Понять, что идеальное состояние папки «Входящие», куда приходят письма — это состояние пустой папки. Кроме того, в папке «Входящие» могут находиться только новые письма, которые Вы ещё не открывали. Если Вы письмо открыли — тогда уже руководствуйтесь пунктом 2.

2. Сделать две дополнительные папки в почте:

  • Ждущие ответа
  • Обработанные

В папку «Ждущие ответа» — попадают из «Входящих» письма, на которые Вы ответили, но собеседник должен ответить Вам. Это даст возможность не забывать и напоминать собеседникам, что Вы ждете какой-то их реакции.

А в папку «Обработанные» попадают письма из «Входящих», которые больше не требуют какой-либо дополнительный переписки. К примеру, если обсуждаемый вопрос закрыт. Или если это просто была какая-то рассылка, которую уже прочитали.

Такое простое разделение и своевременный перенос писем из «Входящих» в эти новые папки согласно указанной выше инструкции — повышает эффективность работы с электронной почтой как минимум на 20%. Так что используйте.

Конечно, это простейшая система управления входящими. Со временем, если писем приходит очень много — имеет смысл завести дополнительные папки и настроить систему автоматической фильтрации. Но это уже следующий шаг.

В комментариях интересно услышать способы обработки почты от людей, которые уже используют какую-то систему папок и фильтраций. Приглашаю поделиться своим опытом в комментариях ниже.

Нажмите одну из кнопок выше в знак того, что Вам понравился материал!
Запись опубликована в рубрике Без рубрики с метками бизнес, эффективность. Добавьте в закладки постоянную ссылку.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Введите в свободное поле правильную цифру: *