Обучение сотрудников — дан старт Технологии Бизнеса (корзина коммуникаций, стандарты переписки,путь

Решили мини-семинары делать регулярно с сотрудниками на разные темы относительно стандартов, инструментов и регламентов, используемых в наших организациях (пока цикл общий — поэтому обучаются все сотрудники из всех компаний моих). Решено все стандарты, инструменты и регламенты, в которых видим важность, эффективность, удобство и т.п. — собрать в единую Технологию — рабочее название «Технология Бизнеса ДСТС». Технология не готова, она только разрабатывается, постепенно внедряется, так что можете следить за внедрением почти в прямом эфире :)

Сегодня был первый заход.

Говорили о стандарте, действующем в нашей организации относительно электронной переписки. В стандарте прописано, как необходимо составлять заголовок письма, как обращаться к собеседнику, как подписывать письмо, как описывать вложение и т.п.

И ещё говорили об инструменте «Корзина коммуникаций«, или как ещё называют «Система трёх корзин». Смысл такой: у каждого сотрудника на столе стоит три накопителя (один над другим).

Верхний накопитель носит название «Входящие», сюда сотрудник (или сотруднику) кладут все документы, которые ему необходимо так или иначе обработать.

Средний накопитель носит название «В работе», сюда попадают документы, с которыми начата работа, но по каким-то причинам не была продолжена (например, для дальнейшей обработки необходимы какие-то данные, которые ещё пока не получены, или окончательная обработка документов отложена «на завтра»).

Последний (нижний) накопитель носит название «Исходящие», сюда попадают документы, которые должны быть переданы кому-либо (другим сотрудникам, Клиентам и т.п.).

В моем бизнесе введено новое правило: у документов есть только три варианта их пути:
1. Передать другому сотруднику для дальнейшей обработки.
2. В архив. При этом под «архивом» здесь понимается конкретное определенное место для такого рода документов (как правило, определенная подписанная папка, например «Товарные накладные»).
3. Уничтожение. Не всегда «физическое» уничтожение. Если документ может нанести ущерб нашей компании, Клиентам или какому-угодно третьему лицу — то все подписи на нем плотно закрашиваются ручкой, документ рвется на маленькие части и выбрасывается (а ещё лучше через шредер). Если же документ причинить какой-либо ущерб никоюму не может, и при этом он использован только с одной стороны — то он идёт в черновики, на которых можно либо печатать какие-то не существенные внутренние документы, либо разрезать на небольшие бумажечки для записей, которые очень нужны для такого инструмента, как «сопровождающее письмо», но об этом в другой раз.

Всё это ещё предстоит не только выучить, но и оттренировать. С тренировками тоже будем стаивть эксперименты, но тренировки точно должны быть регулярными — только так можно добиться безошибочного исполнения сотрудниками (да и вообще людьми) каких-то действий.

Сотрудникам поставлено на вид, что руководство будет осуществлять контрольные функции по исполнению всех стандартов, регламентов и инструментов, о которых щла речь на обучении. В дальнейшим контролем качества указанного будут заниматься скорее всего отдельные люди (сейчас пока функции эти возложены на руководителей).

Нажмите одну из кнопок выше в знак того, что Вам понравился материал!
Запись опубликована в рубрике Без рубрики с метками бизнес, инструменты бизнеса, тбдстс. Добавьте в закладки постоянную ссылку.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Введите в свободное поле правильную цифру: *